「FUJIFILM IWpro」 へ申請案件の文書を保管する¶
ワークフローシステムで決裁済みや完了した案件情報データを 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ保管する方法を紹介します。
オプション製品「決裁データ出力オプション」で出力した本書ファイル(PDF)や添付ファイル、属性ファイルを「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能で連携しますが、本説明では決裁データ出力オプションの設定や 「FUJIFILM IWpro」 の設定を参考情報として記載します。
注意
- 「FUJIFILM IWpro」 の機能や操作方法に関してはサービス提供元へご確認ください。
- 本ページの内容はページ作成時点での内容です。サービス提供元にて操作方法や画面、設定を含む機能を変更する可能性があります。
- このページに記載されていないことに関しても、サービス提供元が明言している制限や注意事項が適用されます。
連携の概要¶
「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ申請案件の文書を保管するときの処理の流れは下図となります。
決裁データ出力オプションが出力した案件情報データ(本書ファイルや添付ファイル)を「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」が 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へアップロードします。① 決裁データ出力オプションがワークフローシステムより案件情報データを取得する
② 決裁データ出力オプションが案件情報データを「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能が監視するフォルダーへ出力する
③ 「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能が検知したファイルを 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へアップロードする指定したフォルダーへ申請情報のファイルを出力することで自動的に「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 」が検知してアップロードしますが、 監視先のフォルダーや検知したファイルの保管先などは予め登録する「ルール」や「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 設定ツール」にて指定します。
ヒント
- 「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 」は 「FUJIFILM IWpro」 より入手できます。
入手先は 「FUJIFILM IWpro」 の製品マニュアルをご確認ください。- 本説明では「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 」を決裁データ出力オプションと同一環境へインストールしています。
「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 」からアップロードする各ファイルの出力先フォルダーが参照できる状態としてください。
申請案件の連携に必要な設定¶
ワークフローシステムの申請案件(本書ファイル/添付ファイル)を 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ保管する方法として、 決裁データ出力オプションの設定と 「FUJIFILM IWpro」 の設定に分けて説明します。
「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ本書ファイルや添付ファイルを以下の内容で保管する設定を記載しますが、 各設定は運用に応じて適宜変更してください。
項目 設定 本書ファイル(PDF)の保管先 「FUJIFILM IWpro」 のルール設定で指定したフォルダー。
例としてドロワー名「01_稟議書」の直下へ「決裁時採番」の値でフォルダーを作成して保管先とします。本書ファイル(PDF)のファイル名 申請案件の申請件名。
決裁データ出力オプションで出力する本書属性のCSVファイルで指定します。添付ファイルの保管先 本書ファイル(PDF)と同じフォルダー。 添付ファイルのファイル名 申請案件へ添付したときのファイル名。
決裁データ出力オプションで出力する添付属性のCSVファイルで指定します。
各設定と動作の確認について以下で説明します。
決裁データ出力オプションの設定¶
決裁データ出力オプションで出力する情報は以下となります。 本書属性ファイルと添付属性ファイルでは、「FUJIFILM IWpro」 へアップロードする本書ファイル(PDF)や添付ファイルへ設定するパラメーター(属性値)を指定します。
- 本書ファイル(PDF)
- 本書属性ファイル(CSV)
- 添付ファイル
- 添付属性ファイル(CSV)
監視フォルダーへ出力した各ファイルは自動的に検知され、「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」が 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へアップロードします。
上記のファイルを出力する設定を決裁データ出力オプションの設定画面で登録します。
属性フォーマットの設定¶
「本書属性用」と「添付属性用」の属性フォーマットを登録します。
「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」 機能を使用するため、属性項目以外の設定は以下とします。
項目 設定 拡張子 csv 出力対象案件を1ファイルにまとめて出力する 無効 ヘッダを出力する 有効
登録する文書の属性値をCSVより指定します。属性値の取得については 「FUJIFILM IWpro」 のルールで指定します。
本書ファイル用の属性ファイルを出力する属性フォーマットとして以下を登録します。
「FUJIFILM IWpro」 のパラメーターとして認識させる項目があるときは、その項目の属性項目名を指定してください。
添付ファイル用の属性ファイルを出力する属性フォーマットとして以下を登録します。
「FUJIFILM IWpro」 のパラメーターとして認識させる項目があるときは、その項目の属性項目名を指定してください。ヒント
本書ファイル(PDF)と添付ファイルを同一のパラメーターで指定するフォルダーへ保管するときは、添付属性ファイルでも本書属性ファイルで指定した同じ属性項目名を指定してください。
出力フォーマットの設定¶
登録した属性フォーマットを使用して出力フォーマットを登録します。
以下の項目は連携時の設定として個別に設定してください。
項目 設定内容 出力フォーマット名 任意の名前を指定 出力対象案件 「FUJIFILM IWpro」 へ連携する案件状態を指定 出力対象文書 「FUJIFILM IWpro」 へ連携する文書名を指定 [文書情報]タブと[添付情報]タブでは以下を指定します。
「文書情報」タブでは本書ファイルの出力について指定します。
「出力先ディレクトリ」と「出力ファイル名」は「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能で監視するため同じディレクトリ/ファイル名を指定します。
項目 設定 本書ファイルを出力 有効 出力ディレクトリ C:\IWpro\drop\doc
「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能が監視するディレクトリです。案件IDでディレクトリを作成する 無効 出力ファイル名 本書識別コード
項目 設定 本書属性を出力 有効 属性フォーマット 「本書属性用の属性フォーマット登録」 で登録した属性フォーマット 出力ディレクトリ C:\IWpro\drop\doc
本書ファイルと同じディレクトリへ出力します。案件IDでディレクトリを作成する 無効 出力ファイル名 本書識別コード 注釈
- 本書ファイルと本書属性ファイルは同じファイル名とするため、それぞれの出力ファイル名へ「本書識別コード」を指定します。
- 「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能では、指定した監視フォルダーの直下にあるファイルをアップロード対象とします。
監視フォルダー直下に本書ファイルと本書属性ファイルを出力して連携するため、項目「案件IDでディレクトリを作成する」は無効とします。
「添付情報」タブでは添付ファイルの出力について指定します。
「出力先ディレクトリ」と「出力ファイル名」は「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能で監視するため同じディレクトリ/ファイル名を指定します。
項目 設定 添付ファイルを出力 有効 出力ディレクトリ C:\IWpro\drop\att
「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能が監視するディレクトリです。案件IDでディレクトリを作成する 無効 出力ファイル名 添付識別コード-連番
項目 設定 添付属性を出力 有効 属性フォーマット 「添付属性用の属性フォーマット登録」 で登録した属性フォーマット 出力ディレクトリ C:\IWpro\drop\att
添付ファイルと同じディレクトリへ出力します。案件IDでディレクトリを作成する 無効 出力ファイル名 添付識別コード-連番 注釈
- 添付ファイルと添付属性ファイルは同じファイル名とするため、それぞれの出力ファイル名へ「添付識別コード - 連番」を指定します。
- 「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」機能では、指定した監視フォルダーの直下にあるファイルをアップロード対象とします。
監視フォルダー直下に添付ファイルと添付属性ファイルを出力して連携するため、項目「案件IDでディレクトリを作成する」は無効とします。
「FUJIFILM IWpro」 の設定¶
「FUJIFILM IWpro」 の設定として、「ルール」の設定と「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」での監視設定を行います。
「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」でアップロードした文書は、予め登録したルールに従い保管先やファイル名で決定します。
ルールの作成¶
「FUJIFILM IWpro」 へログイン後、ランチャーメニューの[管理メニュー]-[ルール設定]をクリックすると「ルール設定」画面が表示されます。
「ルール一覧」の「+」ボタンをクリックすると「新規作成」画面が表示されます。「新規作成」画面の項目「ルール名」を入力して、「テンプレートの選択」より「ローカルPCの文書を出力」を指定してルールを作成します。
ルールは「本書ファイルへ適用するルール」と「添付ファイルへ適用するルール」を個別に作成します。
注釈
「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」は、指定したディレクトリを監視してファイルを検知して 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へアップロードします。 検知したファイルは予め指定された「ルール」に従い文書管理へ登録されます。
本書ファイル用のルールの作成¶
登録画面は 「FUJIFILM IWpro」 の設定 - ルールの作成 の操作で表示できます。
「入力」では決裁データ出力オプションで出力した「本書属性ファイル」や「添付属性ファイル」から文書の属性値として取得するパラメータを設定します。 例として下図のように本書属性ファイルに出力した属性項目の「申請件名(SUBJECT)」と「決裁時採番(DECIDE_NUMBER)」を取得して保管時の属性値とします。
登録したルールの「設定」の「入力」-「設定」をクリックしてパラメーターを登録します。
登録する「パラメーター名」は決裁データ出力オプションが出力する本書属性ファイルのヘッダに出力する「属性項目名」を指定します。「追加」ボタンより属性項目名をパラメーター名として登録します。
登録したルールの「設定」の「出力」-「出力先」より文書の出力先に関する項目を指定します。
「出力先」の三点リーダーのメニュー「設定」をクリックすると「出力先の追加」画面が表示されます。
以下を指定して登録します。
項目 設定 フォルダー 「参照」ボタンより出力先とするフォルダーを指定
例としてドロワー名「01_稟議書」を指定します。サブフォルダーの設定を適用する 有効 文書種別 指定しない 自動改訂 (任意) 属性 (任意)
文書を保管するサブフォルダーを指定します。
「設定」ボタンをクリックし、表示される設定画面の「+」ボタンからパラメーターを選択して保管先を指定します。使用できるパラメーターは初期状態での項目のほかに 「入力」の設定 で登録したパラメーターが指定できます。
文書の保管先は 「出力」の設定 で指定したフォルダーの直下へ「決裁時採番」の値で作成したサブフォルダーとします。
サブフォルダーの設定では申請案件単位に発番する「決裁時採番」の「DECIDE_NUMBER」を指定することで、申請案件単位でサブフォルダーを作成して文書を保管します。ヒント
指定したフォルダー直下へフォルダーを作成して保管することもできます。
詳細はTipsの 「サブフォルダーへの出力」 を確認してください。
文書を保管するときのファイル名を指定します。
「設定」ボタンをクリックし、表示される設定画面の「+」ボタンからファイル名とするパラメーターを指定します。保管する本書ファイル名は「申請件名」とするため、ファイル名にてパラメーターで取得した「SUBJECT」を指定します。
添付ファイル用のルールの作成¶
「本書ファイル用のルールの作成」 と同じく添付ファイル用のルールを登録します。
例として、添付ファイルの保管先は本書ファイルと同じフォルダーとして、申請案件に添付したときのファイル名で保管します。
添付ファイルの保管先や保管時のファイル名を添付属性ファイルより取得するため、以下をパラメーターとして登録します。
属性項目名(パラメーター名) 表示内容 用途 ATTACHMENT_ORIGINAL_FILE_NAME 添付ファイル名 保管する添付ファイルの名前 DECIDE_NUMBER 決裁時採番 添付ファイルの保管先フォルダーの名前
登録したルールの「設定」の「出力」-「出力先」をクリックして、文書の出力先に関する項目を指定します。
添付ファイルを本書ファイルと同じ場所へ保管するため、「出力先」の設定は 「本書ファイル用のルールの作成」 と同じ設定で登録します。
三点リーダーのメニュー「設定」をクリックして「出力先の追加」画面を表示して以下を指定します。
項目 設定 フォルダー 「参照」ボタンより出力先とするフォルダーを指定
例としてドロワー名「01_稟議書」の直下とします。サブフォルダーの設定を適用する 有効 文書種別 指定しない 自動改訂 (任意) 属性 (任意)
添付ファイルの保管先とするサブフォルダーを指定します。
「設定」ボタンをクリックし、表示される設定画面の「+」ボタンからパラメーターを選択して保管先を指定します。本書ファイルの保管先と同一とするため、サブフォルダーには「決裁時採番」のパラメーターを指定します。
「設定」ボタンをクリックし、表示される設定画面の「+」ボタンから、添付ファイルの名前として使用するパラメーターを指定します。 添付ファイル名は添付属性ファイルから取得したパラメーター値を使用するため、「ファイル名」へ「ATTACHMENT_ORIGINAL_FILE_NAME」を指定します。
「FUJIFILM IWpro 連携フォルダー」での監視設定¶
「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 設定ツール」を使用して、「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 」と 「FUJIFILM IWpro」 の「ルール」を関連付けます。
関連付けにより監視フォルダーで検知した申請案件の情報を 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へアップロードして、文書へ付与する属性値をルールにて指定できます。
「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 」と同時にインストールされる「 FUJIFILM IWpro 連携フォルダー 設定ツール」を起動します。
起動したダイアログの「アップロード設定」タブに 「FUJIFILM IWpro」の設定 で登録した「本書ファイル用のルール」と「添付ファイル用のルール」のルール名が表示されます。
「本書ファイル用のルール」と「添付ファイル用のルール」の列「フォルダー」より「監視フォルダーの設定」画面を起動して以下の項目を登録します。
項目 設定 監視フォルダーのパス 「参照」ボタンより出力先とするフォルダーを指定。
決裁データ出力オプションの「出力フォーマット」で指定した「本書ファイル」と「添付ファイル」のそれぞれの出力先を指定します。
- 本書ファイルの監視先 C:\IWpro\drop\doc
- 添付ファイルの監視先 C:\IWpro\drop\att
CSVファイルの添付 有効
本書属性ファイル/添付属性ファイルからアップロードする文書に対して属性を設定するため有効とします。CSVファイルのタイプ シングル(拡張子なし)
本書ファイル/添付ファイルと同名の本書属性ファイル/添付属性ファイルを1つの組み合わせとして登録します。CSVファイルの文字コード 任意
決裁データ出力オプションで出力する本書属性/添付属性ファイルのエンコードと一致させます。
「FUJIFILM IWpro」 と決裁データ出力オプションの連携確認¶
ワークフローシステムの申請案件を決裁データ出力オプションで出力して、 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ登録して表示を確認します。
申請案件の用意¶
決裁データ出力オプションのよる該当案件の出力¶
FUJIFILM IWpro の出力先の確認¶
「FUJIFILM IWpro」 の文書管理側でサブフォルダーが作成され、本書ファイルや添付ファイルが保管されます。
「本書ファイル用のルールの作成」 で指定したドロワー名「01_稟議書」を参照すると、決裁時採番の値でフォルダーが作成されています。
サブフォルダー「2024-00001」をクリックすると保管されたファイルの一覧が確認できます。
本書ファイル名は本書属性ファイルへ出力した「申請件名」の値が使用されています。サブフォルダー「2024-00003」はファイルを添付した申請案件です。ファイルの一覧では本書ファイルと添付ファイルが保管されていることが確認できます。
本書ファイル名は申請案件へ指定した「申請件名」の値、添付ファイル名は申請案件にファイルを添付したときのファイル名が使用されています。
Tips¶
「FUJIFILM IWpro」 と決裁データ出力オプションを使用した連携に関するTipsです。
サブフォルダーへの出力¶
文書の保管先は 「本書ファイル用のルールの作成」 の「サブフォルダーの設定」で指定しますが、その直下へサブフォルダーを作成して保管することもできます。
下図の赤枠と青下線の箇所はそれぞれフォルダーとして文書を保管するときに作成したフォルダーです。各フォルダー名は決裁データ出力オプションが出力した属性ファイルよりパラメーターとして取得して指定できます。
「FUJIFILM IWpro」 のルールで指定する「出力」の「サブフォルダーの設定」でサブフォルダー名とするパラメーターが指定できますが、選択候補に「パスの区切り文字(/)」があります。
出力先とするフォルダーの指定後に「+」ボタンから「パスの区切り文字(/)」とサブフォルダー名のパラメーターを追加することで、出力先としたフォルダーの直下にサブフォルダーを作成して文書を保管できます。
ヒント
- 「DECIDE_DATE」はルールの入力の設定で追加したパラメーターであり、決裁データ出力オプションで出力した属性ファイルへ含まれる「決裁日付(DECUDE_DATE)」です。
- 「決裁日付(DECIDE_DATE)」の日付フォーマットは、決裁データ出力オプションの属性フォーマットの編集画面で登録した「決裁日付(DECIDE_DATE)」を右クリックして表示されるメニュー「日時変換」より変更できます。
属性ファイルへ出力した属性項目値を 「FUJIFILM IWpro」 のドキュメントの一覧へ表示する¶
「FUJIFILM IWpro」 の文書管理では表示する一覧の形式を変更が可能です。 作業や業務に適した一覧を「作業設定」として登録することで、業務にあった画面で文書を確認したり一覧へ「ルール」で取得した属性値を表示できます。
注釈
「FUJIFILM IWpro」 の文書管理で登録した「作業設定」で表示する一覧へフォーム上に配置した入力テキストの値を表示できます。
下図の赤枠内の列「発注先」「費用見積」「実施希望日」はカスタム属性として登録した項目です。各列の値は申請フォームや承認フォーム上で入力した値となり、本書属性ファイルへ出力した属性項目値の値です。
パラメーターの連携は 本書属性用の属性フォーマット登録 で連携したい属性項目名を含めて指定します。
下図ではフォーム上に配置した「ORDER_TO」「COST」「YEAR」を属性フォーマットへ登録し、属性ファイルへ各属性項目値を出力して 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ連携します。登録した属性項目名は以下の用途でフォーム上へ入力テキストとして配置しています。
なお、下表の「フォーマット」は入力テキストのプロパティで指定する「フォームマット」タブの項目「分類」の値です。
属性項目名 用途 フォーマット ORDER_TO 発注先名 文字列
「設定なし」を指定した状態COST 費用 数値 YEAR 実施希望日付 日付(yyyy年M月d日)
属性ファイルへ出力する値は決裁データ出力オプションの「日時変換」機能で「yyyy-MM-dd」とします。
「FUJIFILM IWpro」 では、カスタム属性定義/属性テンプレートの登録、ルールで指定するパラメーター名の追加、一覧へ適用する作業設定を登録します。 各設定の登録方法については 「FUJIFILM IWpro」 のドキュメントをご確認ください。
各ランチャーメニューで以下をそれぞれ設定します。
設定箇所 設定内容 基本設定 - カスタム属性定義 保管する文書の属性として登録する項目名を登録します。 基本設定 - キャビネット/ドロワー - カスタム属性 キャビネットで利用可能なカスタム属性定義を登録します。 アプリ - ドキュメント - 属性テンプレート フォルダーの作成や文書を登録するときに指定する指定する属性テンプレートを登録します。 注釈
カスタム属性定義として扱うパラメーターを登録します。
設定箇所 設定内容 ルールの[設定]-[入力]-[設定] 属性値として取得するパラメーター名を登録します。 ルールの[設定]-[出力]-[出力先]-[属性] 属性名へ設定するパラメーターの値を指定します。 注釈
本書属性ファイルよりカスタム属性定義で登録したパラメーターの取得を設定します。
設定箇所 設定内容 [設定]-[作業設定]の「新規作成」
※設定箇所
[文書一覧]の設定 - [文書一覧]に表示する操作 - [フォルダーと文書の表示設定]の[編集]ボタン一覧のレイアウトを「作業設定」として登録し、属性テンプレートから登録したカスタム属性を指定します。 注釈
作業設定にてカスタム属性定義のパラメーターを一覧の列へ表示する設定を行います。
決裁データ出力オプションで本書属性ファイルを下図の内容で出力して 「FUJIFILM IWpro」 の文書管理へ連携します。
「FUJIFILM IWpro」 の文書管理にて、ランチャーメニューの[文書管理]-[ドキュメント]の[ホーム]より文書の保管先を参照して、
画面右上の項目「作業設定」より登録した作業設定名を選択します。(下図では赤枠の”稟議情報確認”として登録)登録した作業設定の表示に変更され、一覧の列として指定した属性値が表示されます。