運用中のフォームを修正する

✔ 概要

運用中のフォームを修正する際の注意点を説明します。

注釈

運用中のフォームの修正方法には以下2通りの方法があります。

  • 運用中のフォームを直接修正する方法
  • 運用中のフォームとは別のフォームを用意する方法

ヒント

フォームの修正内容はフォームをアップロードした時点で、該当フォームを利用している以下の案件に「即時反映」されます。

  • 新規に申請する案件
  • 再申請/別名申請/データを利用して申請する案件
  • 進行中の案件(案件が完了しておらず、承認処理が全て終了していない案件)
    ※フォームアップロード時点で承認処理が全て終了している案件(否認された案件も含む)には修正内容は反映されません。

「即時反映」される点を確認の上、いずれかの方法で修正してください。

フォーム形式によって修正方法が異なります。

フォーム/旧バージョン形式のフォーム(JSP)

運用中のフォームを修正する方法には以下2通りの方法があります。
それぞれの方法の注意点などを確認の上、いずれかの方法で修正してください。

  注意点 対応できる修正内容
運用中のフォームを直接修正する方法
  • 進行中の案件について、修正前と修正後で承認者などに表示されるレイアウトに差異が発生する
  • 申請フォームと承認フォームで修正が必要となる場合がある
オブジェクトの見た目や配置位置、入力制御の設定に関する修正内容に対応
複製したフォームを修正する方法
  • ワークフローを新しく作成する必要がある
  • 業務区分などフォーム以外の機能の設定変更が必要となる場合がある
新しくフォームを作成するため、全ての修正内容に対応
  • 運用中のフォームを直接修正する方法

    運用中のフォームを直接修正する方法です。
    以下のような修正をする場合は、修正内容が進行中の案件に即時反映されても影響が小さいため、直接修正する対応が可能です。

    • オブジェクトの大きさや位置などの変更
    • オブジェクトの追加配置
    • フォント、フォントサイズ、読取専用などオブジェクトの見た目や入力制御に関する設定の変更

    ヒント

    以下のような修正をする場合は、進行中の案件に入力された値が引き継げないなど大きな影響を与えるため「 複製したフォームを修正する方法 」で対応してください。

    • 配置済みのオブジェクトのオブジェクト名の変更

    • 種別変更でオブジェクトの種類の変更

    • ルートの承認順序や人数、承認方法の変更に合わせた特定表示区分機能の設定の変更

    • PDFオブジェクトが配置されているページの[フォーム設定]-[PDF貼り付けフォーム]-[2ページ以上のPDF]の設定の変更

    • 配置済みの以下オブジェクトの承認方法や承認順序などの詳細設定の変更

      ・印影フィールド
      ・日付印フィールド
      ・情報表示フィールド
      ・コメントフィールド

    なお、こちらの方法で対応する場合、以下の点にご注意ください。

    • 進行中の案件への影響

    修正内容はフォームアップロード後に即時反映されるため、進行中の案件について、修正前と修正後で承認者などに表示されるレイアウトに差異が発生します。

    • 申請フォーム/承認フォームへの対応

    フォームには「申請フォーム」と「承認フォーム」の2つのフォームがあり、 必要に応じて申請フォーム/承認フォームの両方に同様の修正が必要となります。

  • 複製したフォームを修正する方法

    運用中のフォームを複製して、複製したフォームを修正する方法です。
    運用中のフォームは設定変更されないため、進行中の案件に影響を与えることなく修正が可能です。

    ヒント

    • 複製したフォームを利用した「ワークフロー」を別途新たに作成する必要があります。
    • 運用中のフォームを利用した案件の申請を停止したい場合は、運用中のフォームに紐づくワークフローの「申請するグループ・役職」に登録されている申請権限を無効にしてください。

    なお、こちらの方法で対応する場合、以下の点にご注意ください。

    • 他機能の設定変更

    複製元のフォームを以下の機能で利用している場合、複製したフォームを対象とした設定を該当機能に追加する必要があります。

    ・業務区分
    ・帳票データ出力
    ・案件定期削除
    ・申請フォームリンク
    ・自動申請

    注意

    自動申請はパッケージ版のみ利用できる機能です。クラウド版では利用できません。

    ヒント

    管理者権限を持つユーザー毎に管理できるフォームを設定している場合は、必要に応じて任意の管理者に新規作成したフォームの管理権限を付与してください。

    • フォームをごみ箱に移動した場合の影響

    運用中のフォームを削除(ごみ箱に移動)した場合、進行中の案件が承認できない状態となります。
    進行中の案件が存在する間は削除せず、フォームマネージャー上で該当フォームの[有効]のチェックを外しフォームを無効とする方法で対応してください。
    フォームを無効としても進行中の案件に影響はありません。

    • フォームをごみ箱から削除した場合の影響

    フォームをごみ箱から削除すると以下の機能で該当フォームを参照できない状態となります。
    削除する際は、削除するフォームで該当機能を利用しないかを予め確認してください。

    ・業務区分
    ・ワークフロー
    ・案件管理
    ・採番管理
    ・帳票データ出力
    ・案件定期削除
    ・決裁データ出力オプション

    注意

    ごみ箱から削除したフォームは復元できません。
    削除する前にフォームをエクスポートして、バックアップを取得することを推奨します。

Liteフォームをご利用の場合

注意

Liteフォームはクラウド版のみ利用できます。パッケージ版では利用できません。

運用中のフォームを修正する方法には以下2通りの方法があります。
それぞれの方法の注意点などを確認の上、いずれかの方法で修正してください。

  注意点 対応できる修正内容
運用中のフォームを直接修正する方法 進行中の案件について、修正前と修正後で承認者などに表示されるレイアウトに差異が発生する オブジェクトの見た目や配置位置、入力制御の設定に関する修正内容に対応
新しくフォームを作成する方法
  • ワークフローを新しく作成する必要がある
  • 業務区分などフォーム以外の機能の設定変更が必要となる場合がある
新しくフォームを作成するため、全ての修正内容に対応
  • 運用中のフォームを直接修正する方法

    運用中のフォームを直接修正する方法です。
    以下のような修正をする場合は、修正内容が進行中の案件に即時反映されても影響が小さいため、直接修正する対応が可能です。

    • オブジェクトの大きさや位置などの変更
    • オブジェクトの追加配置
    • フォント、フォントサイズ、読取専用などオブジェクトの見た目や入力制御に関する設定の変更

    ヒント

    • オブジェクトの大きさや位置の変更、オブジェクトの追加配置をする場合はExcelファイル側で内容を修正して[レイアウト インポート]からファイルを再インポートする必要があります。
    • 以下のような修正をする場合は、進行中の案件に入力された値が引き継げないなど大きな影響を与えるため「 新しくフォームを作成する方法 」で対応してください。
    • 配置済みのオブジェクトのオブジェクト名の変更
    • 配置済みのオブジェクトの種別の変更
      種別が「情報表示フィールド」、「自動採番フィールド」および「手動印影フィールド」の場合のみ、システム上括弧の部分がオブジェクト名として利用されます。

    なお、こちらの方法で対応する場合、以下の点にご注意ください。

    • 進行中の案件への影響

    修正内容はフォームアップロード後に即時反映されるため、進行中の案件について、修正前と修正後で承認者などに表示されるレイアウトに差異が発生します。

  • 新しくフォームを作成する方法

    運用中のフォームとは別に新しくフォームを作成する方法です。
    運用中のフォームは設定変更されないため、進行中の案件に影響を与えることなく修正が可能です。
    Excelファイル上で各オブジェクトの内容を修正して、新しいフォームとしてファイルをインポートしてください。

    注釈

    Liteフォームの作成方法につきましては、「Create!Webフロー活用支援サイト - Liteフォームの作成 」をご参照ください。

    ヒント

    • フォーム作成後は、新しいフォームを利用したワークフローを別途作成する必要があります。
    • 運用中のフォームを利用した案件の申請を停止したい場合は、運用中のフォームに紐づくワークフローの「申請するグループ・役職」に登録されている申請権限を無効にしてください。

    なお、こちらの方法で対応する場合、以下の点にご注意ください。

    • 他機能の設定変更

    運用中のフォームを以下の機能で利用している場合、新しく作成したフォームを対象とした設定を該当機能に追加する必要があります。

    ・業務区分
    ・帳票データ出力
    ・案件定期削除
    ・申請フォームリンク

    ヒント

    管理者権限を持つユーザー毎に管理できるフォームを設定している場合は、必要に応じて任意の管理者に新規作成したフォームの管理権限を付与してください。

    • フォームをごみ箱に移動した場合の影響

    運用中のフォームを削除(ごみ箱に移動)した場合、進行中の案件が承認できない状態となります。
    進行中の案件が存在する間は削除せず、フォームの編集画面上で[有効]のチェックを外しフォームを無効とする方法で対応してください。
    フォームを無効としても進行中の案件に影響はありません。

    • フォームをごみ箱から削除した場合の影響

    フォームをごみ箱から削除すると以下の機能で該当フォームを参照できない状態となります。
    削除する際は、削除するフォームで該当機能を利用しないかを予め確認してください。

    ・業務区分
    ・ワークフロー
    ・案件管理
    ・採番管理
    ・帳票データ出力
    ・案件定期削除
    ・決裁データ出力オプション

    注意

    ごみ箱から削除したフォームは復元できません。
    削除する前にフォームをエクスポートして、バックアップを取得することを推奨します。