督促メールを自動で送信する¶
承認が滞っているユーザーに対して督促メールを自動で送信する「自動督促」機能を説明します。
本設定を利用することで、長期間の承認漏れを防ぎ、案件完了までの時間を短縮できるようになります。
ヒント
「自動督促」機能とは、承認者や決裁者、閲覧者が案件を受信し承認できる状態となってから、一定期間承認しなかった場合に該当ユーザーに対して承認を督促する「督促メール」を自動で送信する機能です。
注意
「自動督促」機能を利用するためには、[システム設定] - [メール通知] から「メール送信設定」を有効とする必要があります。
設定方法
「自動督促」機能を利用するためには、以下の2つを設定します。
督促メールを自動送信する日時
督促メールを自動送信する日時を [運用管理] - [自動督促] 画面で設定します。
ヒント
自動督促の設定については、ワークフローシステム ヘルプのリファレンスマニュアル（ワークフローシステム リファレンス - 運用管理 - 自動督促）を参照ください。
[運用管理] - [自動督促] をクリックします。
[自動督促設定]画面で以下の設定を行います。
設定項目 説明 「自動督促」機能の有効／無効の設定
有効にすることで督促メールを自動で送信できます。 メールを自動送信する時間の設定
設定した時間に督促メールを送信します。 期間設定
「毎週」や「毎日」など督促メールの送信頻度を指定します。 期間詳細設定
[期間設定]で指定した内容の詳細情報を指定します。 [保存]をクリックします。
ヒント
[設定例１] 毎週月曜日、07:00 に督促メールを送信する
[設定例２] 毎週月曜日から金曜日の 09:00 に督促メールを送信する
案件を受信してから督促メールを自動送信するまでの日数
督促メールを送信するまでの日数はルートで指定します。
自動送信するまでの日数は [コンテンツ管理] - [ルート] - [承認者（決裁者／閲覧者）の編集] 画面から設定します。
[コンテンツ管理] - [ルート] をクリックします。
「詳細設定」で以下を設定します。
設定項目 説明 自動督促メール送信のチェックボックス
チェックすることで督促メールを送信するまでの日数が指定できます。 日数(コンボボックス)の設定
コンボボックスから日数（1～30日）を設定します。
承認者が案件を受信後、設定した日数が経過すると該当承認者は自動督促メールの送信対象となります。
日数はオブジェクト単位で指定できるため、承認者／決裁者／閲覧者ごとに個別の日数が設定できます。[保存]をクリックします。
注意
ルートの変更内容は設定を保存後に新規申請した案件から反映されます。
「自動督促メール送信」を設定する前に申請した案件には申請時点の設定が適用されます。
督促メールの送信タイミング¶
自動督促メールの送信は案件を受信した以降で指定した日時を経過した案件が対象となります。
督促メールの送信タイミングを案件を受信した以降の時系列で説明します。
条件１
項目 設定値 承認者の案件受信日時 6日 火曜日 10:00 督促メールを送信するまでの日数 受信日から 5 日後 自動督促設定 毎週月曜日 00:00
- 6日 火曜日 10:00、承認者が案件を受信する
- 11日 日曜日 10:00、受信から「5日」経過となり、承認者は自動督促メールの送信対象となる
- 12日 月曜日 00:00、承認者に対して初めて督促メールが送信される
注意
一度目の督促メールを送信した12日以降も案件を処理しない場合、次の自動督促メールの送信日時となる「19日 月曜日 00:00」に承認者へ再度督促メールを送信します。
条件２
項目 設定値 承認者の案件受信日時 7日 水曜日 10:00 督促メールを送信するまでの日数 受信日から 5 日後 自動督促設定 毎週月曜日 00:00
- 7日 水曜日 10:00、承認者が案件を受信する
- 12日 月曜日 00:00、自動督促設定で設定した日時を迎えるが送信対象となる案件は存在しないためメール送付されない
- 12日 月曜日 10:00、受信から「5日」経過となり、承認者は自動督促メールの送信対象となる
- 19日 月曜日 00:00、承認者に対して初めて督促メールが送信される
注意
一度目の督促メールを送信した19日以降も案件を処理しない場合、次の自動督促メールの送信日時となる「26日 月曜日 00:00」に承認者へ再度督促メールを送信します。
ヒント
承認者が保留状態であっても、自動督促の対象となります。
ルートだけ設定されていても自動督促を有効にしなければ自動督促メールの送信はされません。
申請者に差し戻して要再申請となった案件は、申請者へ自動督促メールの送信はされません。
自動督促だけでなく督促メールは手動でも送信可能です。
自動督促メールの本文は[システム設定]-[メール通知]-[件名・本文]から変更できます。
「ルートの確認」画面からルートに挿入／追加／変更したユーザーへの督促メールの有効期間はユーザー検索画面から行います。
