承認ルートに存在しないユーザーに対して案件を共有する¶
案件共有機能を利用して、承認ルート上に存在しないユーザーに対して案件を共有する方法を説明します。
ワークフローシステムでは自身が承認ルート上に存在する案件のみ確認できます。
案件共有機能を利用することで承認ルート上に存在しない案件の内容を[共有]画面から確認できるようになります。
本項では、サンプルデータに含まれる組織「ワークフロー株式会社」 と以下2つで構成されたワークフローを例に案件を共有する方法を説明します。
- 休暇届
- 休暇届ルート
ヒント
共有した案件は[共有 - 進行中]画面または[共有 - 完了]画面から確認できます。
[共有]画面は、[システム設定]-[一覧]-[機能の有効化]で「共有」設定を有効としている必要があります。
申請された案件を共有する¶
申請者と組織階層上親子関係にある「本部長」役職の階層に所属するユーザーに対して案件を共有する方法を説明します。
ヒント
ワークフロー株式会社の組織構造は以下となります。
「第一営業部 一般」に所属するユーザーが案件を申請した場合、組織階層上親子関係にある「営業本部 本部長」に所属するユーザーが共有先のユーザーとなります。
営業本部 本部長 高田 尚文（共有先となるユーザー）
└ 第一営業部 部長 後藤 健太郎
└ 第一営業部 課長 大泉 淳二
└ 第一営業部 一般 高橋 真弓（申請者）
操作方法
共有するグループ・役職設定画面の表示
[コンテンツ管理 - ワークフロー]より休暇届と休暇届ルートで構成されたワークフローをクリックし、[ワークフローの編集] 画面を表示します。
[共有するグループ・役職]タブをクリックし、[共有するグループ・役職]設定画面を表示します。
共有先の設定
[追加]ボタンをクリックします。
[新しい共有するグループ・役職]ダイアログで以下を選択します。
ラジオボタン 申請者関係指定 全員（同一グループコード） チェックなし 役職 本部長 
[OK]ボタンをクリックして、設定を適用します。
ヒント
共有先の設定方法は以下の3つがあります。
設定方法によって共有の対象となるユーザーが異なります。申請者関係指定 - 全員(同一グループコード)
- 案件の申請者が申請時に所属していたグループ（グループコード）と同じグループに所属するユーザー全員が共有の対象となります。
- ワークフローシステムに複数の組織が登録されている場合、案件が申請された組織に関わらず該当グループの組織階層に所属するユーザーは共有の対象となります。
- 有効状態の組織に所属するユーザーのみ共有の対象となり、無効状態の組織は共有の対象外となります。
申請者関係指定 - 役職
- [役職]コンボボックスで指定した役職のうち、申請者と組織階層上で親子関係にある役職（役職コード）に所属するユーザーが共有の対象となります。
- 組織階層上、申請者と親子関係にあれば異なるグループコードでも指定した役職に所属するユーザーが共有の対象となります。
- ワークフローシステムに複数の組織が登録されている場合、申請時の組織で申請者と親子関係にあり共有対象となっている組織階層（グループコード・役職コード）であれば、異なる組織の同じ組織階層に所属するユーザーも共有の対象となります。
【例】
2つの組織で同じグループ・役職（グループコード・役職コード）の組織階層がある状態で「申請者関係指定 - 課長」で案件を共有した場合、それぞれの組織で申請された案件の共有対象となるユーザーは以下となります。
- 組織Aで坂戸さんが申請した案件は、大泉さんと野口さんに共有される。
申請時の組織である組織Aでは「第一営業部 課長」と「第一営業部 一般」が親子関係のため、
「第一営業部 課長」階層は共有対象となり組織Aと組織Bの「第一営業部 課長」に所属するユーザーは共有の対象となる。- 組織Bで坂戸さんが申請した案件は、大泉さんと野口さんに共有されない。
申請時の組織である組織Bでは「第一営業部 課長」と「第一営業部 一般」が親子関係ではないため、
「第一営業部 課長」階層は共有対象とならず組織Aと組織Bの「第一営業部 課長」に所属するユーザーは共有の対象外となる。◆組織A
第一営業部 部長（121000 103）後藤 健太郎
└ 第一営業部 課長（121000 104）大泉 淳二
└ 第一営業部 一般（121000 105）坂戸 若葉◆組織B ※一般役職と課長役職に親子関係なし
第一営業部 部長（121000 103）後藤 健太郎
└ 第一営業部 一般（121000 105）坂戸 若葉
└ 第一営業部 課長（121000 104）野口 道夫
- 有効状態の組織に所属するユーザーのみ共有の対象となり、無効状態の組織は共有の対象外となります。
- 申請者が異動や退職などにより申請時の組織のグループ・役職に存在しない案件は、[過去の案件に適用]を実行すると共有されない状態となります。
共有設定後に異動が発生した場合は、異動後も該当申請者の案件は共有状態を維持できますが、異動後に[過去の案件に適用]を実行した場合それまで共有されていた該当申請者の案件が共有されない状態となります。
[過去の案件に適用]実行後も該当案件の共有を維持する方法は「注意」の内容を確認ください。所属指定
- 共有先に指定したグループ・役職（グループコード・役職コード）に所属しているユーザーが共有の対象となります。
- ワークフローシステムに複数の組織が登録されている場合、案件が申請された組織に関わらず該当グループ・役職の組織階層に所属するユーザーは共有の対象となります。
- 有効状態の組織に所属するユーザーのみ共有の対象となり、無効状態の組織は共有の対象外となります。
表示確認
「高橋 真弓」さんでワークフローシステムにログインし、「第一営業部 一般」権限で休暇届を申請します。
「高橋 真弓」さんと組織階層上親子関係にある「営業本部 本部長」に所属する「高田 尚文」さんでワークフローシステムにログインします。
「高橋 真弓」さんが「第一営業部 一般」権限で申請した休暇届が[共有 - 進行中]画面上に表示されていることを確認します。
ヒント
[共有するグループ・役職]は、設定後に申請された案件から適用されます。
設定前に申請されて進行中または完了となっている案件は、共有されません。
進行中または完了案件に対して[共有するグループ・役職]の設定を適用するためには[過去の案件に適用]の実行が必要になります。
[過去の案件に適用]の動作は「共有設定前に申請された案件を共有する」を確認ください。
共有設定前に申請された案件を共有する¶
[共有するグループ・役職]は、設定追加後に申請された案件から適用されます。
設定前に申請されて進行中または完了している案件に対しても共有設定を適用したい場合は、設定追加後に[過去の案件に適用]を実行する必要があります。
ここでは、申請者と組織階層上親子関係にある「代表取締役社長」役職の階層に所属するユーザーに対して共有する設定を追加した場合を例に、共有設定前に申請された案件を「代表取締役社長」に共有する方法を説明します。
既に共有設定を設定/追加済みの場合、「２.過去の案件に適用を実行」からご参照ください。
操作方法
共有設定の追加
[コンテンツ管理 - ワークフロー]より休暇届と休暇届ルートで構成されたワークフローをクリックし、[ワークフローの編集] 画面を表示します。
[共有するグループ・役職]タブをクリックし、[共有するグループ・役職]設定画面を表示します。
[追加]ボタンをクリックします。
[新しい共有するグループ・役職]ダイアログで以下を選択します。
ラジオボタン 申請者関係指定 全員（同一グループコード） チェックなし 役職 代表取締役社長 
[OK]ボタンをクリックして、設定を適用します。
ヒント
設定を追加した時点では、過去に申請された案件は共有されていません。
過去の案件に適用を実行
[コンテンツ管理 - ワークフロー]より休暇届と休暇届ルートで構成されたワークフローをクリックし、[ワークフローの編集] 画面を表示します。
[共有するグループ・役職]タブをクリックし、[共有するグループ・役職]設定画面を表示します。
[過去の案件に適用]ボタンをクリックし、[共有するグループ・役職の適用]ダイアログを表示します。
[申請日]項目にて共有設定を適用したい案件の範囲を指定します。
ヒント
[申請日]項目の指定がない場合は、全案件が適用対象となります。
[OK]ボタンをクリックします。
表示確認
申請者と組織階層上親子関係にある「代表取締役社長」でワークフローシステムにログインします。
共有設定追加前に申請された案件が[共有 - 進行中]画面または[共有- 完了]画面に表示されていることを確認します。
注意
既に共有されている案件のうち、以下2つの条件を満たす案件はどのユーザーへも共有されない状態となります。
- 条件１：案件を申請した組織において、申請者が申請時のグループ・役職に存在しない案件
- 条件２：[申請者関係指定 - 役職]設定で[過去の案件に適用]を実行した案件
例えば、以下の場合は該当しないため、共有状態は維持されます。
◆複製先の組織で申請者を異動した場合
組織変更などにより運用中の組織を複製し、複製先の組織でユーザーの所属を変更した場合は、条件１を満たしません。
この状態で、[過去の案件に適用]を実行すると[申請者関係指定 - 役職]設定で共有している案件の共有状態は維持されます。
※複製元の組織はユーザーの所属情報は変更せず、無効状態とするまた、以下のような場合は共有されなくなります。
◆複製元の組織で申請者を異動した場合
複製元の組織でユーザーの所属を変更した場合、所属を変更したユーザーが申請した案件は条件１を満たします。
この状態で、[過去の案件に適用]を実行すると[申請者関係指定 - 役職]設定で共有している該当ユーザーが異動前に申請した案件はどのユーザーへも共有されない状態となります。◆案件を申請した組織で申請者を異動した場合
組織を複製せず、運用中の組織でユーザーの所属を変更した場合、所属を変更したユーザーが申請した案件は条件１を満たします。
この状態で、[過去の案件に適用]を実行すると[申請者関係指定 - 役職]設定で共有している該当ユーザーが異動前に申請した案件はどのユーザーへも共有されない状態となります。
※ワークフローシステムに登録されている組織は運用中の組織1つのみ条件を満たす案件を[過去の案件に適用]実行後も共有状態を維持したい場合は、[申請者が申請時のグループ・役職に存在しない案件はスキップする]を利用する方法があります。
[申請者が申請時のグループ・役職に存在しない案件はスキップする]を利用することで、条件を満たす案件のみ共有設定の適用がスキップされ[過去の案件に適用]実行前の共有状態を維持できます。
詳細は、「共有適用時の設定内容が異なることによる共有状態の違いについて 」を参照ください。