各コンテンツへの影響

以下のコンテンツは全組織で共通で使用します。

  • ユーザー
  • ルート
  • フォーム(業務区分)
  • ワークフロー(共有設定)
  • 採番

組織変更に伴いグループコード/役職コードや組織階層を変更した場合、以下のコンテンツを見直す必要があります。

1 ) 参照するルートやワークフロー
2 ) フォーム(ルートを変更した場合)

それぞれのコンテンツへの影響は、以下を参照ください。

注意

  • 各コンテンツを修正する際には、エクスポート機能を使用して変更前の定義データのバックアップを取得してください。
    バックアップを取得しておくことで、設定ミスなどが発生した際にも、バックアップ時点の状態に戻すことが可能です。
  • 複製元のフォーム、ルート、ワークフローを削除した場合、該当コンテンツが利用されている承認中の案件に影響があります。
    複製元のフォーム、ルート、ワークフローはしばらくの間削除せず「有効をオフ」の状態にしてください。

ルートへの影響

組織のグループコード/役職コードや組織階層を変更した場合、ルートの承認者の設定を見直す必要があります。
以下よりそれぞれの指定方法の影響内容を確認してください。

  • [申請者関係指定]や[グループ・役職指定]を利用している場合の影響

    「申請者の1つ上」や「同所属 部長」のように「申請者関係指定」で承認者を設定したり、「総務部 部長」のように「グループ・役職指定」で承認者を指定している場合は、組織変更により承認者となるユーザーが変わる可能性があります。
    新しい組織で案件を申請した時、承認ルートに登場する承認者に意図したユーザーが指定されているか確認し、意図しないユーザーが指定されている場合は新しい組織にあわせたルートとする修正が必要となります。

  • [個人指定]を利用している場合の影響

    「個人指定」で承認者として指定されているユーザーが異動や組織変更などでルート設定時とは別のグループ/役職に異動した場合、 該当ユーザーが承認者としてルート上に配置されない状態となります。 そのため、異動が発生した場合は、該当ユーザーの既存の「個人指定」設定を削除して、異動後のグループ・役職で再度「個人指定」設定をする必要があります。

ルートの修正方法は以下の2つがあります。
それぞれの方法の注意点を確認のうえ、いずれかの方法でルートを修正してください。

  • 既存のルートを修正する方法
    • ルートの修正内容はルートの設定変更を保存後に、新しく申請された案件より適用されます。
      承認中の案件は修正前のルートのまま進行します。
      承認中の案件を修正後のルートで進めたい場合は、別名申請などを利用して新しく案件を申請しなおす必要があります。
    • ルートの設定誤りなどの発生を考慮し、一般ユーザーが利用していない時間に修正作業を行う必要があります。

  • 既存のルートを複製して、新組織用のルートを作成する方法
    • 新しくルートを作成するため、複製したルートに紐づくワークフローを新規で作成する必要があります。
    • 運用中のルートの変更は行わないため、一般ユーザーが利用している時間に修正作業が可能です。

フォームへの影響

ルートの設定の変更により承認順序や人数に変更があった場合、フォーム上に配置した以下のルートと関係するオブジェクトは設定の見直しが必要です。

  • 印影フィールド
  • 日付印オブジェクト
  • 情報表示フィールド
  • コメントオブジェクト

印影や情報表示オブジェクトなどには「承認順序」などの承認ルートによって設定値を変更する必要がある設定項目があります。
そのため、ルートの承認順序や人数を変更した場合、ルートの変更内容にあわせてオブジェクトの設定を見直す必要があります。

フォームの修正方法は以下の2つがあります。
それぞれの方法の注意点を確認のうえ、いずれかの方法でフォームを修正してください。

  • 既存のフォームを修正する方法
    • フォームの修正内容は即時反映されます。
      承認中の案件は次の操作時(承認や決裁など)より修正が反映されたフォームで表示されます。
    • オブジェクトの設定誤りなどの発生を考慮し、一般ユーザーが利用していない時間に修正作業を行う必要があります。

  • 既存のフォームを複製して、新組織用のフォームを作成する方法
    • 新しくフォームを作成するため、複製したフォームに紐づくワークフローを新規で作成する必要があります。
    • 業務区分をご利用の場合、複製したフォームも業務区分の対象フォームに追加する必要があります。
    • 運用中のフォームの変更は行わないため、一般ユーザーが利用している時間に修正作業が可能です。

ワークフローへの影響

組織変更の内容によって3つの影響が考えられます。 影響の詳細は、以下の内容を確認してください。

  • フォームやルートを新しく作成した場合の影響

    新しくフォームやルートを作成した場合、作成したフォームやルートに紐づくワークフローを別途作成する必要があります。
    新しく作成するワークフローの「申請するグループ・役職」や「共有するグループ・役職」は新しい組織の組織階層を参考に設定してください。
    その他「申請フォーム名」や「採番ユニット」などは既存のワークフローを参考に設定してください。

  • グループ/役職を新しく追加した場合の影響

    グループコード/役職コードを新しく追加した場合、既存のワークフローの「申請するグループ・役職」や「共有するグループ・役職」を見直す必要があります。

    新しく組織に追加したグループ・役職に所属するユーザーに対して、既存のワークフローの申請権限の付与や案件の共有をしたい場合は、「申請するグループ・役職」や「共有するグループ・役職 」に対して追加したグループ・役職を追加してください。

    注意

    グループ・役職を追加する場合は、既存の「申請するグループ・役職」と「共有するグループ・役職」の設定は削除せず、 新しく「申請するグループ・役職」と「共有するグループ・役職」に設定を追加してください。
    既存の「申請するグループ・役職」と「共有するグループ・役職」の設定を削除した場合、以下のような影響があります。

    • 既存の「申請するグループ・役職 」を削除した場合
      削除した申請するグループ・役職権限で申請された案件の採番およびファイル保管が行われません。

    • 既存の「共有するグループ・役職」を削除した場合
      削除した共有するグループ・役職で共有されていた案件の共有が行われません。
  • グループ/役職を変更や削除した場合の影響

    グループ/役職(グループコード/役職コード)を変更または削除した場合、「申請するグループ・役職」の設定や「共有するグループ・役職」の設定を見直す必要があります。 以下よりそれぞれの指定方法の影響内容を確認してください。

    • [申請対象]で[グループ・役職]を利用している場合の影響

    既存のワークフローの「申請するグループ・役職」にて[申請対象]で[グループ・役職]を利用している場合、影響があります。

    [グループ・役職]での設定は指定したグループコードや役職コードを参照して「申請するグループ・役職」を決定します。
    グループコード/役職コードを変更またはグループ/役職の削除がある場合、「選択中の組織に存在しないグループ/選択中の組織に存在しない役職」といった表示となり、該当グループ/役職に所属していたユーザーの[申請フォーム一覧]画面に申請フォームが表示されない状態となります。
    必要に応じて新しい組織の組織階層を参考に「申請するグループ・役職」を再設定してください。

    • [除外するグループ・役職]を設定している場合の影響

    既存のワークフローの「申請するグループ・役職」にて[除外するグループ・役職]を利用している場合、影響があります。

    [除外するグループ・役職]での設定は指定したグループコードや役職コードを参照します。
    グループコード/役職コードを変更またはグループ/役職の削除がある場合、[除外するグループ・役職]の設定が解除されるため、 必要に応じて新しい組織の組織階層を参考に「除外するグループ・役職」を再設定してください。

    • [所属指定]を利用している場合の影響

    グループコード/役職コードを変更またはグループ/役職の削除がある場合、「選択中の組織に存在しないグループ/選択中の組織に存在しない役職」といった表示となり、該当グループ/役職に所属していたユーザーに対して共有されていた案件が共有されません。
    必要に応じて新しい組織の組織階層を参考に共有先を再設定してください。

    • [関係者指定 全員(同一グループコード)]を利用している場合の影響

    既存のワークフローの「共有するグループ・役職」で[関係者指定 全員(同一グループコード)]を利用している場合、影響があります。

    [関係者指定 全員(同一グループコード)]は申請時点の申請者と同じグループコードに属するユーザーを共有の対象とする設定です。 組織変更により、申請時点の申請者のグループコードが変更/削除となった場合、該当グループに所属のユーザーが申請した案件は共有されません。

    変更/削除されたグループに所属のユーザーが申請した案件を引き続き共有する場合、組織変更時に旧組織を削除や無効とせずに有効の状態で残しておくことで共有状態を維持できます。 旧組織を残して新組織を作成する方法は「 複製した組織を編集する方法 」を参照ください。

    注意

    • 旧組織を有効として残した場合、申請権限コンボボックスなどに旧組織の情報が表示されます。
      誤って旧組織の権限で案件が申請されるのを防ぐため、旧組織の組織名に「使用不可」を付与するなど対応が必要となります。
    • 新組織を作成する際は、新組織で利用するグループコード/役職コードと旧組織で利用しているグループコード/役職コードが重複しないようにしてください。
      [関係者指定 全員(同一グループコード)]で案件を共有している場合、新規で作成した組織も共有の対象となります。
      そのため、新組織で使用されているグループコード/役職コードと旧組織で使用されているグループコード/役職コードが同じ場合、旧組織で申請された案件が新組織の該当グループに所属するユーザーにも共有されます。

採番への影響

フォームやルートを複製した場合、新しいワークフローを作成する必要があります。
この新しいワークフローでは複製元のフォームやルートを使用したワークフローで設定していた採番の設定と揃える必要があります。

注釈

複製元のフォームに自動採番を行っており、複製したフォームにも同じ自動採番を適用させたい場合には 複製したフォームのワークフローについても、同じ採番ユニットを設定する必要があります。