PDFファイルを貼り付けて申請するフォームを作成する(PDF貼り付けフォーム)

✔ 概要

指定したPDFファイルを申請入力フォーム内に取り込んで申請できるフォームを作成します。
申請後に出力されたPDFドキュメントにも貼り付けたPDFファイルが表示されます。

注意

  • 本設定は、V5.2.0以降のフォームで利用可能です。
    V5.2.0より前のバージョンで作られたフォーム、旧バージョン形式のフォーム(JSP/PDF)では利用できません。
  • 入力フォーム上、貼り付けたPDFファイルの文字選択や文字検索はできません(出力された申請ドキュメントのPDFファイルでは、文字選択や文字検索を行うことができます)。
  • パスワードが設定されたPDFファイルはフォームに貼り付けることができません。

ヒント

  • PDF貼り付けフォームの設定の詳細は、Formエディターリファレンス(第2章機能説明 - 2-4. フォームオブジェクトの共通機能 - 申請ドキュメントにPDF ファイルを貼り付ける)を参照ください。
  • 申請時のみPDFファイルを貼り付けることができます。
  • 最大10ページまでのPDFファイルをフォームに貼り付けることができます。

ここでは、PDF貼り付けフォームの3つの設定方法を説明します。

PDFファイルの全ページを同じレイアウトの入力フォームに貼り付ける

貼り付けるPDFファイルのすべてのページを、同じ1つのレイアウトの入力フォームに貼り付ける場合の設定方法を説明します。
入力フォームにPDFファイルを貼り付けると、PDFファイルのページ数に応じて入力フォームのページが自動で複製されます。

ヒント

以下のような場合に利用できます。

  • 従来PDFファイルを添付ファイルにしていた申請フォームについて、添付ファイルのかわりにPDF貼り付けフォームを利用する場合
    添付ファイルを開くことなく内容を確認できるため、以降の承認者が確認しやすくなります。

◆申請時のPDF貼り付けフォームの初期表示

◆貼り付けるPDFファイル

◇1ページ目 ◇2ページ目

◆2ページ以上のPDFファイルを貼り付けた後のフォーム

◇1ページ目

icon_pdf-paste PDFファイル貼り付け部分(実際の画面では青い枠線は表示されません。)

◇2ページ目

設定方法

オブジェクトの配置/設定

  • PDFを取り込む1ページのフォームを用意します。

  • フォームにPDFオブジェクトを配置します。
    [PDF]をクリックして選択し、フォーム上に任意の大きさで配置します。

ヒント

PDFオブジェクトは、フォーム1ページにつき1つのみ配置可能です。

フォーム設定

[フォーム設定]にて、PDF貼り付けフォームの設定を行います。

  • [ファイル]-[フォーム設定]を選択し、[フォーム設定]ダイアログを開きます。

  • [フォーム設定]ダイアログにて、以下を設定します。

    • [全般]タブ

      項目 設定値
      PDF貼り付けフォーム チェックあり
      2ページ以上のPDF 2ページ目以降もこのフォームを使用

フォームの保存・アップロード

Formエディターでフォームを保存し、フォームをサーバーにアップロードします。

ワークフローの設定

作成したフォームをワークフローに設定します。

注意

PDF貼り付けフォーム機能はFormエディターのプレビューでは確認できません。
フォームをワークフローに設定し、ユーザー画面から確認する必要があります。

動作確認

ワークフローシステムで以下を確認します。

  • 同じレイアウトの申請フォームにPDFファイルのすべてのページが貼り付けられること
  • ワークフローシステムにログインし、作成したフォームの申請フォームを表示します。
  • 配置されたPDFオブジェクトをクリックします。
  • [PDFファイルの選択]ダイアログでPDFファイルを選択し、[更新]ボタンをクリックします。
  • 同じレイアウトのフォームに、選択したPDFファイルの全ページが表示されていることを確認します。

PDFファイルの1ページ目と2ページ目以降を、異なるレイアウトの入力フォームに貼り付ける

貼り付けるPDFファイルの1ページ目と2ページ目以降を、異なるレイアウトの入力フォームに貼り付ける場合の設定方法を説明します。
入力フォームの1ページ目にはPDFファイルの1ページ目が貼り付けられ、2ページ目以降にはPDFファイルの2ページ目以降のページが表示されます。

ヒント

以下のような場合に利用できます。

  • 他システムで出力したPDFファイルの1ページ目だけに印影を追加して申請・承認したい場合
  • 1ページ目を表紙として扱う書類など、1ページ目と2ページ目以降の扱いが異なるPDFファイルを貼り付けて申請したい場合

◆申請時のPDF貼り付けフォームの初期表示

◆貼り付けるPDFファイル

◇1ページ目 ◇2ページ目

◆2ページ以上のPDFファイルを貼り付けた後のフォーム

◇1ページ目

icon_pdf-paste PDFファイル貼り付け部分(実際の画面では青い枠線は表示されません。)

◇2ページ目

設定方法

オブジェクトの配置/設定

  • 1ページ目と2ページ目のレイアウトが異なるフォームを用意します。

  • PDFを取り込むフォームの1ページ目にPDFオブジェクトを配置します。
    [PDF]をクリックして選択し、1ページ目のフォーム上に任意の大きさで配置して、1ページ目を保存します。

  • レイアウトの異なる2ページ目にPDFオブジェクトを任意の大きさで配置し、2ページ目を保存します。

ヒント

PDFオブジェクトは、フォーム1ページにつき1つのみ配置可能です。

フォーム設定

[フォーム設定]にて、PDF貼り付けフォームの設定を行います。
1ページ目と2ページ目のそれぞれに設定を行います。

  • [ファイル]-[フォーム設定]を選択し、[フォーム設定]ダイアログを開きます。

  • [フォーム設定]ダイアログにて、以下を設定します。

    • [全般]タブ

      ◇1ページ目

      項目 設定値
      PDF貼り付けフォーム チェックあり
      2ページ以上のPDF

      2ページ目から次のフォームを使用

      [2ページ目から次のフォームを使用]を設定した場合、次ページにもPDFオブジェクトを配置し、PDF貼り付けフォームを設定する必要があります。

      ◇2ページ目

      項目 設定値
      PDF貼り付けフォーム チェックあり
      2ページ以上のPDF

      設定不可

      1ページ目で「2ページ目から次のフォームを使用」を選択することにより、設定できなくなります。

フォームの保存・アップロード

Formエディターでフォームを保存し、フォームをサーバーにアップロードします。

ワークフローの設定

作成したフォームをワークフローに設定します。

注意

PDF貼り付けフォーム機能はFormエディターのプレビューでは確認できません。
フォームをワークフローに設定し、ユーザー画面から確認する必要があります。

動作確認

ワークフローシステムで以下を確認します。

  • 1ページ目と2ページ目が異なるレイアウトの申請フォームに、PDFファイルが貼り付けられること
  • ワークフローシステムにログインし、作成したフォームの申請フォームを表示します。
  • 配置されたPDFオブジェクトをクリックします。
  • [PDFファイルの選択]ダイアログでPDFファイルを選択し、[更新]ボタンをクリックします。
  • 以下のことを確認します。
  • 1ページ目のレイアウトの申請フォームに、PDFファイルの1ページ目が貼り付けられること
  • 2ページ目のレイアウトの申請フォームに、PDFファイルの2ページ目以降が貼り付けられること

ヒント

貼り付けるPDFファイルが1ページのみの場合、申請ドキュメントは1ページとなります。2ページ目のレイアウトは使われません。

申請者がPDF貼り付けフォームの使用を選択する

申請者がPDFを貼り付けるかどうかを選択できるPDF貼り付けフォームの設定方法を説明します。
申請入力フォームの初期表示時はPDFの貼り付けを行うページは表示されず、申請者がPDFの貼り付けを行うページを任意で追加して使用します。

ヒント

以下のような場合に利用できます。

  • 申請時にPDFファイルを添付する必要がある場合のみ、PDF貼り付けフォームを使用したい場合

ここでは、例として、以下のフォームを作成します。

1ページ目 PDFの貼り付けを行わない通常のページ
2ページ目 申請者が選択してPDFの貼り付けを行うページ (全ページ同一レイアウト)

◆申請時のPDF貼り付けフォームの初期表示


◆PDF貼り付けフォームを追加した後のフォーム


◆貼り付けるPDFファイル

◇1ページ目 ◇2ページ目

◆追加したPDF貼り付けフォームに、2ページ以上のPDFファイルを貼り付けた後のフォーム

◇1ページ目(PDFの貼り付けを行わない通常のページ)

◇2ページ目(PDFが貼り付けられたページ)

icon_pdf-paste PDFファイル貼り付け部分(実際の画面では青い枠線は表示されません。)

設定方法

ヒント

本設定は、入力フォームの2ページ目以降に設定することができます。

オブジェクトの配置/設定

  • 2ページのフォームを用意します。
    1ページ目にPDFの貼り付けを行わない任意のページを作成して保存します。

  • 2ページ目にPDFを貼り付けるページを作成し、PDFオブジェクトを配置します。
    [PDF]をクリックして選択し、任意の大きさで配置してページを保存します。

ヒント

PDFオブジェクトは、フォーム1ページにつき1つのみ配置可能です。

フォーム設定

[フォーム設定]にて、2ページ目にPDF貼り付けフォームの設定を行います。

  • [ファイル]-[フォーム設定]を選択し、[フォーム設定]ダイアログを開きます。

  • [フォーム設定]ダイアログにて、以下を設定します。

    • [全般]タブ

      ◇2ページ目

      項目 設定値
      PDF貼り付けフォーム チェックあり
      2ページ以上のPDF 2ページ目以降もこのフォームを使用
      このフォームの使用有無はユーザーが選択する

      チェックあり

      2ページ目以降にPDF貼り付けフォームの設定を行うことで選択できるようになります。

フォームの保存・アップロード

Formエディターでフォームを保存し、フォームをサーバーにアップロードします。

ワークフローの設定

作成したフォームをワークフローに設定します。

注意

PDF貼り付けフォーム機能はFormエディターのプレビューでは確認できません。
フォームをワークフローに設定し、ユーザー画面から確認する必要があります。

動作確認

ワークフローシステムで以下を確認します。

  • 申請フォームを開いたときの初期表示時、作成したPDF貼り付けフォームが表示されないこと
  • ページサムネイルの「追加」ボタンをクリックすると、作成したPDF貼り付けフォームのページが追加されること
  • 追加されたPDF貼り付けフォームにPDFファイルのすべてのページが貼り付けられること
  • ワークフローシステムにログインし、作成したフォームの申請フォームを表示します。
  • ページサムネイルの「追加」ボタンをクリックし、PDF貼り付けフォームを追加します。
  • 追加したページに配置されたPDFオブジェクトをクリックします。
  • [PDFファイルの選択]ダイアログでPDFファイルを選択し、[更新]ボタンをクリックします。
  • 2ページ目以降に、選択したPDFファイルの全ページが表示されていることを確認します。

PDF貼り付けフォーム作成時の注意点

運用できないフォーム

申請フォームで貼り付けたPDFファイルが承認フォームで正しく表示されるよう、以下のPDF貼り付けフォームは作成することができません。フォームをサーバーにアップロードする際にエラーとなります。

◇申請フォームに配置してあるPDFオブジェクトが、承認フォームに配置されていない

  • 申請フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目以降もこのフォームを使用
  • 承認フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ -(通常フォーム) -(通常フォーム)

◇PDF貼り付けフォームのフォーム設定が、申請フォームと承認フォームで異なる

  • 申請フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目から次のフォームを使用
2ページ CXFPDF2 -
  • 承認フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目以降もこのフォームを使用
2ページ CXFPDF2 2ページ目以降もこのフォームを使用

◇「2ページ目から次のフォームを使用」の次ページに配置されたPDFオブジェクトが異なる

  • 申請フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目から次のフォームを使用
2ページ CXFPDF2 -
3ページ CXFPDF3 2ページ目以降もこのフォームを使用
  • 承認フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目以降もこのフォームを使用
2ページ CXFPDF2 2ページ目から次のフォームを使用
3ページ CXFPDF3 -

運用可能なフォーム

申請フォームと承認フォームの構成が異なっている場合でも、以下のようなフォームは作成することができます。

ヒント

PDFファイルを貼り付けることができるのは申請時のみです。承認フォームにはPDFファイルを貼り付けることはできません。

◇申請フォームに配置されていないPDFオブジェクトが、承認フォームに配置されている

  • 申請フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目以降もこのフォームを使用
  • 承認フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目以降もこのフォームを使用
2ページ CXFPDF2 2ページ目以降もこのフォームを使用

◇申請フォームと承認フォームでページ順が異なる

  • 申請フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF1 2ページ目から次のフォームを使用
2ページ CXFPDF2 -
3ページ CXFPDF3 2ページ目以降もこのフォームを使用
  • 承認フォーム
  PDFオブジェクト フォーム設定 - PDF貼り付けフォーム
1ページ CXFPDF3 2ページ目以降もこのフォームを使用
2ページ CXFPDF1 2ページ目から次のフォームを使用
3ページ CXFPDF2 -