運用中のワークフローを修正する¶
運用中のワークフローを修正する際の注意点を説明します。
ワークフローの修正内容は、修正したワークフローを保存した後、
新たに申請された案件より反映される設定と進行中の案件も含め即時反映される設定があります。
新たに申請された案件より反映される設定
- 申請するグループ・役職
- 共有するグループ・役職
即時反映される設定
- 採番ユニット
- ファイル保管
注意
ファイル保管機能はパッケージ版のみ利用できます。クラウド版では利用できません。
設定を変更する際は、以下各設定項目の内容をご確認ください。
申請するグループ・役職
- 進行中の案件への影響
運用中のワークフローの[申請するグループ・役職]を削除した場合、
削除した[申請するグループ・役職]で申請された進行中の案件の採番およびファイル保管が行われなくなります。
登録済みの[申請するグループ・役職]設定が不要となった場合は、設定の削除ではなく
[申請するグループ・役職]画面の[有効]項目を無効としてください。
採番およびファイル保管機能を利用していない場合や進行中の案件が存在しない場合は削除しても影響はありません。
新規で[申請するグループ・役職]の設定を追加する場合は、影響はありません。
ヒント
[有効]項目を無効とすることで、申請フォーム一覧上から該当ワークフローの申請フォームが非表示となり、新規申請が不可となります。 無効にした[申請するグループ・役職]で申請されている進行中の案件は、無効にした後も継続して承認などが可能です。
注意
[申請するグループ・役職]の貼り付け（複製）をした場合、 貼り付け先のワークフローの[申請するグループ・役職]設定はすべて削除されるため、該当ワークフローで申請された進行中の案件の採番やファイル保管が行われなくなります。
また、貼り付け先と貼り付け元で同一の設定が存在している場合でも、貼り付け先のワークフローに登録されている設定と貼り付けによって登録される[申請するグループ・役職]設定はシステム上別扱いとなるため、同様に影響があります。
運用中のワークフローに[申請するグループ・役職]を貼り付ける場合は、貼り付け先のワークフローで進行中の案件が無いことを確認の上実施してください。
- データ利用申請機能への影響
運用中のワークフローの[申請するグループ・役職]を削除した場合、削除した[申請するグループ・役職]にて
申請された過去の案件データをデータ利用申請で参照できなくなります。
削除後に同一設定の[申請するグループ・役職]を再登録しても、システム上削除した設定と再登録した設定は別扱いとなるため、
過去の案件データが参照できるようにはなりません。
共有するグループ・役職
運用中のワークフローの[共有するグループ・役職]設定を削除した場合、削除後に申請された案件は削除された設定で共有対象としていたグループ・役職には共有されません。
なお、設定削除前に申請されて既に共有されている案件は設定削除後も共有対象としていたグループ・役職に対して共有は維持され、[共有]画面から案件を引き続き確認できます。
[共有するグループ・役職]設定を削除後に[過去の案件に適用]を実行した場合は、既に共有されていた案件も共有が解除されます。設定を追加した場合、追加後に申請された案件から共有されます。
追加前に申請された案件を共有したい場合は、設定追加後に[過去の案件に適用]を実行してください。ヒント
共有機能の詳細につきましては、「 承認ルートに存在しないユーザーに対して案件を共有する 」をご参照ください。
採番ユニット／ファイル保管
設定を追加・削除した場合、進行中の案件にも影響があります。
運用中のワークフローに設定を追加した場合、追加前に申請された進行中の案件も、設定が動作するトリガーとなる処理まで進んだ
タイミングで採番またはファイル保管が行われます。
なお、追加前に設定が動作するトリガーとなる処理が終了している案件は、採番またはファイル保管は適用されません。
トリガーとなる処理が終了している案件に採番やファイル保管機能を適用したい場合には、案件を申請しなおす必要があります。
設定を削除した場合、進行中の案件の採番やファイル保管が実行されません。ヒント
例えば、以下の設定の採番ユニットとファイル保管を運用中のワークフローに追加した場合、追加時点で未決裁の案件は決裁のタイミングで採番の付与およびファイル保管が動作します。
追加時点で、決裁済み（閲覧者の閲覧待ち）または完了済みの案件は、採番付与やファイル保管の動作するトリガー（決裁）となる処理が終了しているため動作しません。- 採番ユニット
申請時採番：設定なし
決裁時採番：設定あり
完了時採番：設定なし- ファイル保管
出力タイミング：決裁時
- 採番ユニット
◇ワークフローを削除した場合の影響
運用中のワークフローを削除した場合以下の影響があります。
- 採番ユニット／ファイル保管
ワークフローをごみ箱から削除した場合、該当ワークフローで申請された進行中の案件に採番やファイル保管が行われなくなります。
ワークフローおよびワークフローを構成するフォームやルートを削除する場合は、 該当ワークフローで申請され進行中の案件が存在しないことを確認の上実施してください。
注意
フォームやルートをごみ箱から削除すると、該当フォームやルートで構成されているワークフローもあわせてごみ箱から削除されます。
- 共有するグループ・役職
ごみ箱に移動したワークフローや、ごみ箱から削除されたワークフローの[共有するグループ・役職]設定は適用されたままとなります。
ワークフローおよびワークフローを構成するフォームやルートをごみ箱から削除する場合は、該当ワークフローの[共有するグループ・役職]設定をすべて削除して[過去の案件に適用]を実行し、案件が共有されていない状態とした上で実施してください。
共有する必要のある案件が存在するワークフローにつきましては、ごみ箱に移動したりごみ箱から削除しないようにお願いいたします。
注意
ごみ箱に移動したワークフローの[共有するグループ・役職]は変更できません。
設定を変更するためには、ワークフローを復元する必要があります。
※ワークフローの復元には該当ワークフローを構成するフォームとルート、採番ユニット（採番ルール）がワークフローシステムに登録されている必要があります。ワークフローをごみ箱から削除した場合も同様に、[共有するグループ・役職]を変更できなくなるため、データを復元する必要があります。
ごみ箱から削除されたワークフローは、予め取得しておいた該当ワークフローのエクスポートファイル（zipファイル）をインポートすることで復元できます。
ワークフローをごみ箱から削除する場合は、該当ワークフローおよびワークフローを構成するフォーム、ルート、採番ユニット（採番ルール）を予めエクスポートしてください。
