FAQ

運用中の組織を変更する際の注意点

公開日:2020/02/28

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Question

運用中の組織を変更します。
組織を変更する際の注意点を教えてください。


Answer

組織の編集には以下の点に注意する必要があります。

・組織編集後の反映について

 運用中の組織を変更した場合、変更した組織の内容は、変更後、新規に申請された案件から適用されます。
 すでに申請済みの案件については、進行中であっても、申請時点の組織構成から作成されたルートが使用されます。
 ※再申請の場合も、旧組織の情報で再申請が行われます。

 また、共有設定されたユーザーについて
 組織の編集により所属や役職が変更された場合、案件が共有されなくなります。

・グループコード・役職コードについて

 グループコードを削除/変更した場合は、各種コンテンツおよび設定において影響がございますのでご注意ください。

 ◆[組織]コンテンツ

   組織階層で設定されているグループや役職が削除/変更された場合、
   (存在しないグループ) (存在しない役職) と表示され、組織が不正な状態になります。
   そのため、変更後のグループや役職を参照するよう再設定していただく必要がございます。

 ◆[ルート]コンテンツ

   承認(決裁/閲覧)者に削除/変更されたグループを設定している場合、
   変更後のグループを参照するように再設定していただく必要がございます。

   ※[個人指定]にて設定している場合、個人の所属グループが
    削除/変更されたグループである場合も、同様に再設定していただく必要がございます。

 ◆[ワークフロー(公開区分)]コンテンツ

   [申請するグループ・役職(公開対象)]の設定において、
   申請対象または除外対象として削除/変更されたグループを設定している場合、
   変更後のグループを参照するように再設定していただく必要がございます。

 ◆[ワークフロー(公開区分)]コンテンツ内の共有設定

   ワークフロー(公開区分)の設定は全組織で共通利用となるため、基本的に修正の必要はありません。

   組織階層の削除、グループコード・役職コードの削除/変更を行う場合、以下の設定をご確認ください。

  1.[共有するグループ・役職]の設定において
    「所属指定」に削除/変更されたグループを設定している場合、
    共有対象の設定と新組織のグループ/役職が異なる場合には閲覧できなくなります。
    変更後のグループを参照するように再設定してください

  2.[共有するグループ・役職]の設定において
    「申請者関係指定 全員(同一グループコード)」は、
    申請時点での申請者と同じグループコードに属するメンバ全員となります。

    そのため、申請時点の申請者のグループが削除された場合、
    同一グループコードをたどることができず案件が共有されません。
    共有した状態のままにする場合、グループコードは削除/変更せず残していただけますようお願いいたします。

 ◆代理・代行申請者、及び代理・代行承認者設定

   代理・代行依頼者、及び代理・代行設定者のいずれかが
   削除/変更されたグループに所属している場合は、設定が解除されます。
   必要に応じて、変更後のグループ情報で再設定してください。

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